Un conteneur qui reste au terminal après son dernier jour sans frais commence à coûter de l’argent. Les frais s’accumulent chaque jour où il reste là. Personne n’a décidé de les payer. Ils arrivent parce qu’une date est passée pendant que tout le monde était occupé ailleurs.
Ce billet porte sur cette date : ce qu’elle est, pourquoi elle passe inaperçue, et une courte liste qu’un répartiteur peut passer chaque matin.
Ce qu’est le dernier jour sans frais
Le dernier jour sans frais, c’est la dernière journée où vous pouvez sortir un conteneur du terminal ou de la cour ferroviaire sans frais supplémentaires. Après, le compteur tourne.
Le nom de ces frais varie, et les règles aussi. En gros :
- Les surestaries sont généralement facturées par la ligne maritime quand son conteneur reste au terminal au-delà du temps alloué.
- L’entreposage est généralement facturé par le terminal ou le transporteur ferroviaire pour garder le conteneur sur son terrain.
- Le per diem (ou frais de rétention) commence généralement quand le conteneur quitte le terminal, et court jusqu’à son retour à vide.
Qui facture quoi, à partir de quel jour, et comment comptent les fins de semaine et les jours fériés : tout ça dépend de la ligne, du terminal et de vos contrats. Lisez vos tarifs une fois, notez ce qui s’applique à vos clients, et gardez cette note là où la répartition peut la trouver.
Pourquoi la date passe inaperçue
Presque personne ne rate un dernier jour sans frais exprès. Les raisons habituelles sont banales.
- La date bouge. Un train ou un navire est en retard, et le conteneur devient disponible plus tard que prévu. Le dernier jour sans frais se déplace avec lui, et personne ne met le chiffrier à jour.
- Le conteneur n’est pas vraiment prêt. Il apparaît comme arrivé, mais une retenue des douanes, de la ligne ou du terminal est encore active.
- Vérifier prend du temps. Quelqu’un se connecte au site du CN, puis au terminal du Port de Montréal, puis à Montreal Gateway Terminals, un conteneur à la fois.
- La fin de semaine. Un dernier jour sans frais qui tombe un lundi se remarque le lundi.
- L’équipement. Le conteneur est prêt, mais il n’y a ni châssis ni chauffeur pour lui.
Une liste de vérification quotidienne
Passez-la chaque matin, avant que le premier camion parte. Plus la liste est courte, plus ça va vite, et c’est justement le but.
- Listez chaque importation ouverte avec son dernier jour sans frais. Pas seulement celles dont vous vous souvenez. Chaque conteneur qui n’a pas encore été cueilli.
- Vérifiez la disponibilité et les retenues. Pour chaque conteneur : est-il débarqué du train ou du navire, et a-t-il sa mainlevée des douanes, de la ligne et du terminal ?
- Triez par dernier jour sans frais. Aujourd’hui d’abord, puis demain, puis après-demain. Le reste peut attendre la vérification de demain.
- Associez chaque conteneur urgent à un châssis et à un chauffeur. Si le terminal exige un rendez-vous, prenez-le maintenant, pas à midi.
- Confirmez où retourne le vide. Une cueillette qui finit sans endroit où retourner le conteneur vide ne fait que déplacer le problème vers le per diem.
- Revérifiez après les mises à jour. Une mise à jour d’un navire ou d’un train peut déplacer une date dans un sens comme dans l’autre.
- Avisez le client tôt. Si un conteneur ne peut pas sortir avant son dernier jour sans frais, dites-le avant la date, pas après la facture. Les clients prennent mieux une mauvaise nouvelle quand elle arrive tôt.
- Gardez une trace. Notez quand chaque conteneur est devenu disponible et quand ses retenues ont été levées. Si vous contestez des frais plus tard, ces heures-là sont votre dossier.
Mettez-la là où tout le monde la voit
Une liste qui vit dans la tête d’un seul répartiteur s’arrête quand ce répartiteur est malade. Gardez-la dans le système que toute votre équipe utilise, avec le dernier jour sans frais à côté de la commande, pas dans un chiffrier à part.
Quand la liste est partagée, la vérification du matin devient une habitude plutôt qu’un exploit. Quelqu’un d’autre peut la faire.
Comment UTX Freight s’en occupe
Nous avons développé UTX Freight pour les transporteurs qui cueillent au CN et au Port de Montréal. La plupart des vérifications de cette liste se font donc toutes seules.
- Pour les commandes en cours, UTX Freight vérifie toutes les 10 minutes le terminal ferroviaire du CN, les terminaux du Port de Montréal (Termont et Viau) et Montreal Gateway Terminals.
- La disponibilité, les retenues, la mainlevée des douanes, l’heure d’arrivée prévue et le dernier jour sans frais s’affichent dans le panneau de suivi de la commande, avec l’historique des changements. Vous copiez l’heure d’arrivée prévue et le dernier jour sans frais sur vos commandes, plusieurs à la fois.
- Une page d’alertes (« Container Alerts » dans l’application, qui est en anglais) regroupe ce qui demande votre attention : prêt pour la cueillette, dédouané, dernier jour sans frais qui approche, parti. « Qui approche » veut dire aujourd’hui, demain ou après-demain.
- Un tableau affiche les derniers jours sans frais des sept prochains jours.
- Votre équipe peut s’abonner à un sommaire quotidien par courriel.
- Vos clients peuvent se connecter à leur propre portail pour voir leurs commandes et les preuves de livraison signées.
Ce qu’il ne fait pas : prendre les rendez-vous au terminal, ou faire disparaître des frais quand un conteneur n’a jamais été libéré à temps. Il s’assure que personne dans votre équipe n’apprend la date en lisant la facture.
Si vos matins ressemblent à la liste ci-dessus, faite à la main sur trois sites Web, parlez-nous. La documentation d’UTX Freight est publique si vous voulez d’abord voir comment il fonctionne.