Les taxes sur une facture de transport ont l’air simples, jusqu’au jour où un client vous la renvoie. La plupart des erreurs que nous voyons ne tiennent pas à la loi fiscale. Elles tiennent à la configuration : un vieux modèle, un champ laissé vide, un calcul fait à la main à la fin d’une longue journée.
Ce billet énumère les plus courantes. C’est de l’information générale, pas un conseil fiscal. Votre comptable, Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada ont le dernier mot, et les règles en transport peuvent être pointues.
Les taux, pour mémoire
En date d’octobre 2026 :
- La TPS (fédérale) est de 5 %.
- La TVQ (Québec) est de 9,975 %.
- La TVH en Ontario est de 13 %, et y remplace la TPS.
Les taux changent rarement, mais ils changent. Gardez-les à un seul endroit dans votre système, pas tapés dans chaque modèle de facture.
Erreur 1 : des numéros d’inscription absents ou erronés
Vos numéros d’inscription à la TPS et à la TVQ doivent figurer sur vos factures. Vos clients d’affaires s’en servent pour récupérer la taxe qu’ils vous ont payée. Quand les numéros manquent ou sont faux, la facture revient, et le paiement attend.
La solution n’a rien d’excitant. Entrez les numéros une fois, dans le système qui imprime vos factures, et comparez une facture imprimée avec vos documents d’inscription.
Erreur 2 : croire que chaque déplacement a la même taxe
Un transporteur québécois ne facture pas toujours la TPS et la TVQ. La taxe qui s’applique à un service de transport dépend notamment de la destination de l’envoi et du fait que le déplacement fasse partie ou non d’un envoi international. Certains segments d’importation ou d’exportation peuvent être traités autrement qu’une livraison locale.
Nous ne résumerons pas ces règles ici, parce que les détails comptent. Faites plutôt ceci : assoyez-vous une fois avec votre comptable, dressez la liste de vos types de déplacements et de clients habituels, et notez la taxe qui s’applique à chacun. Ensuite, réglez ces valeurs par défaut dans votre système, pour que les répartiteurs n’aient pas à trancher facture par facture.
Erreur 3 : laisser des frais supplémentaires hors du montant taxable
Le supplément carburant fait partie du prix du déplacement. C’est généralement le cas aussi du temps d’attente, des frais de châssis et des autres extras que vous facturez pour le service. Les laisser hors du montant taxable est une erreur fréquente, surtout quand ils sont ajoutés à la fin sur une ligne à part.
Les frais refacturés sont moins évidents. Si vous refacturez à un client des frais de terminal ou de ligne que vous avez payés, demandez à votre comptable comment les traiter. La réponse dépend de la façon dont les frais sont facturés, et à qui.
Erreur 4 : la TVQ calculée sur la TPS
Avant 2013, la TVQ se calculait sur le prix incluant la TPS. Depuis le 1er janvier 2013, elle se calcule sur le prix avant TPS. De vieux chiffriers et de vieux modèles de facture traînent encore l’ancienne formule. L’écart est petit par facture, et pénible à corriger sur une année complète.
Si vos factures viennent d’un modèle bâti il y a des années, vérifiez ça en premier.
Erreur 5 : un rabais appliqué après les taxes
Un rabais réduit le prix du service. Il s’applique donc avant le calcul des taxes. Taxer le plein prix, puis soustraire un rabais, fait payer trop cher au client et donne du travail de plus à votre comptable.
Erreur 6 : des notes de crédit qui oublient les taxes
Quand vous créditez une partie d’une facture, les taxes sur cette partie doivent être créditées aussi. Une note de crédit sur le sous-total seulement désynchronise les livres de votre client et les vôtres.
Réglez-le une fois
Chaque erreur ci-dessus a le même remède : décider une fois, le régler dans le système et arrêter de le faire à la main.
- Les taux à un seul endroit.
- Les numéros d’inscription sur chaque facture, tirés du système.
- Les extras taxables taxés automatiquement.
- Des taxes par défaut selon le type de client, établies avec votre comptable.
- Des rabais et des crédits qui recalculent les taxes tout seuls.
Comment nos logiciels s’y prennent
Dans UTX Freight, les taux de TPS et de TVQ sont réunis sur une seule page de paramètres et s’appliquent aux sous-totaux des factures. Vous cochez les commandes terminées à facturer, et la facture sort avec les taxes déjà appliquées. Les factures s’exportent au format d’importation de QuickBooks pour votre comptable.
Dans UTX Garage, la TPS et la TVQ sont calculées par ligne taxable, les rabais s’appliquent avant les taxes et vos numéros d’inscription s’impriment sur chaque facture.
Les deux produits sont configurés pour la TPS et la TVQ. Si vous facturez des clients de l’Ontario avec la TVH, dites-le-nous avant la mise en service.
Aucun des deux ne remplace votre comptable. Ils s’assurent que ce que vous avez convenu avec lui est ce qui part sur chaque facture. Si vous voulez voir ce que ça donnerait avec vos clients, parlez-nous.