Les grandes entreprises ont du monde pour les suivis. Quelqu’un pour surveiller les terminaux. Quelqu’un pour courir après les factures. Quelqu’un pour transformer les bons de travail du vendredi en factures.
Dans une petite entreprise, tout ça repose sur vous.
Il est 6 h 50, un mardi. Le café n’est pas prêt, mais le téléphone sonne déjà. Un client veut savoir où est rendu son conteneur. Un chauffeur a encore besoin de l’adresse. Quelque part sur le tableau blanc, il y a un dernier jour sans frais qui tombe peut-être aujourd’hui, si quelqu’un arrivait à lire l’écriture au crayon-feutre.
Rien de tout ça n’est difficile. C’est beaucoup de petites tâches, et la plupart arrivent avant que le premier camion parte.
Nous faisons des logiciels pour les gens qui travaillent dans des bureaux comme celui-là : les répartiteurs des transporteurs de conteneurs et les propriétaires d’ateliers de réparation de camions. Leurs journées ne se ressemblent pas. Leurs soucis, oui. La prochaine livraison va-t-elle partir à l’heure ? Le camion dans la baie sera-t-il prêt ? Est-ce qu’on a facturé ça ?
Voici deux bureaux : là où la journée s’en va, une chose à corriger cette semaine, et ce que nos logiciels vous enlèvent.
L’atelier : le travail sur la planchette
C’est jeudi après-midi. Une remorque est dans la baie pour un travail de freins. Le mécanicien écrit les pièces et les heures sur un bon de travail papier, et la feuille va sur la planchette avec les autres.
Le vendredi, s’il reste du temps, quelqu’un recopie le travail dans une facture. On calcule la TPS et la TVQ à la calculatrice. On corrige la feuille de pièces, si on y pense. Un client de flotte qui a eu plusieurs travaux ce mois-ci reçoit plusieurs factures, ou une pile brochée. Puis le comptable du client écrit pour demander des copies.
Personne n’est lent ici. Mais une feuille perdue dans la pile, c’est le travail qui n’est jamais facturé.
À corriger cette semaine : facturez chaque travail le jour où il est fini, directement à partir du bon de travail. Le travail qui attend une semaine, c’est celui qu’on oublie.
Dans UTX Garage, le travail tient sur un seul bon de travail, de la soumission à la facture.
- Un travail de freins ou une vidange d’huile part d’un travail enregistré, avec les pièces et la main-d’œuvre déjà inscrites.
- Quand le travail passe à « En cours », ses pièces sortent de l’inventaire. Une liste des stocks bas montre quoi recommander.
- Quand le travail est terminé, un clic le transforme en facture. Plusieurs travaux pour le même client peuvent aller sur une seule facture, avec la TPS et la TVQ calculées sur chaque ligne taxable.
- La facture part par courriel en PDF, avec le comptable du client en copie.
- Si vous utilisez Garage dans UTX Freight, les états de compte partent selon un horaire, et les clients qui ne doivent rien sont sautés.
Ce qui vous reste : le diagnostic, l’accord du client sur la soumission et les paiements. Quand les pièces arrivent, vous mettez le compte à jour. L’approbation des soumissions en ligne et les photos ne sont pas encore là.
Le transporteur : le conteneur qui ne peut pas attendre
Retour à ce mardi matin. Un client envoie un ordre de livraison en PDF par courriel. Le répartiteur tape le numéro de conteneur, la référence, le terminal et l’adresse dans le système.
Puis les vérifications commencent. Le conteneur est-il descendu du train au CN ? La douane l’a-t-elle libéré ? Est-il prêt au Port de Montréal ? Chaque réponse, c’est une connexion et une recherche, un conteneur à la fois. Le dernier jour sans frais va sur le tableau blanc. Une fois passé, l’entreposage est facturé à la journée.
Un chauffeur reçoit l’adresse au téléphone. La preuve de livraison signée revient sur papier, des jours plus tard. Et toute la journée, des clients appellent pour savoir où est rendu leur conteneur.
À corriger cette semaine : gardez tous les derniers jours sans frais dans une seule liste, triée par date, avec un seul responsable. Lisez-la avant que le premier camion parte. Un tableau blanc qui n’appartient à personne, c’est comme ça qu’on oublie des conteneurs. Notre liste du dernier jour sans frais donne le reste de la routine du matin.
Dans UTX Freight, le bureau et les chauffeurs utilisent le même système.
- Pour les commandes en cours, le CN, le Port de Montréal et MGT sont vérifiés toutes les 10 minutes.
- Chez Termont et MGT, les champs vides comme le scellé, le poids et la ligne maritime se remplissent à partir du terminal. Rien de ce que vous avez tapé n’est changé.
- Quand un dernier jour sans frais tombe aujourd’hui, demain ou après-demain, le conteneur va sur la page des alertes. Un courriel quotidien liste les alertes pour ceux qui s’y abonnent.
- Le répartiteur envoie un lien au chauffeur par texto. Le déplacement s’ouvre dans le navigateur du téléphone. Il n’y a aucune application à installer.
- Le chauffeur signe sur son téléphone à la livraison. La preuve de livraison est dans la commande sur-le-champ, et le statut du conteneur change.
- Les clients se connectent pour voir leurs propres commandes et leurs preuves de livraison signées.
- Chaque lundi, mercredi et vendredi, un courriel liste les commandes terminées qui ne sont pas encore facturées. Les états de compte partent selon l’horaire que vous fixez.
Ce qui vous reste : la commande, le chauffeur, le châssis et l’heure de cueillette. Un châssis dont l’inspection est échue donne un avertissement, pas un blocage. La facturation coche les commandes à facturer, et les totaux et les taxes suivent. QuickBooks reçoit un fichier à importer, pas une connexion en direct.
Bientôt : un courriel de commande deviendra un brouillon de commande, avec vos terminaux et vos clients associés. Un répartiteur approuvera chaque brouillon avant qu’il devienne une commande. Ce n’est pas encore offert aux clients.
C’est ce qu’on entend par un logiciel simple. Moins de papier à chercher, moins d’appels à prendre, et la même petite équipe passe à travers les grosses journées. Ensuite, l’IA prendra une partie de la saisie, en commençant par les courriels de commande. Quelqu’un approuvera encore chaque brouillon.
Comptez vous-même
Nous ne mettons pas de chiffre sur les heures que ça fait gagner. Nous n’avons pas mesuré les vôtres. Alors comptez vous-même. Choisissez un travail ou un conteneur de la semaine dernière. Suivez-le du début à la fin, et notez :
- Combien de fois la même chose a-t-elle été écrite ou tapée ?
- À combien d’endroits se trouve-t-elle maintenant ?
- Quel rappel n’existait que dans la tête de quelqu’un ?
- Qui a appelé qui pour demander quelque chose qui existait déjà ?
Si les réponses sont « souvent », c’est du travail à enlever de votre bureau. Pas forcément avec nos logiciels. Une liste partagée avec un seul responsable vaut déjà mieux que trois copies sur trois bureaux.
Le travail n’a jamais été le problème. Le faire deux fois, oui.
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